Mediafemma Oy – Tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty: 8.10.2025

1. Rekisterinpitäjä

Mediafemma Oy (Y-tunnus 3537586-5)

Häränajajanpolku 3 C 25, 20210 Turku (ei käyntiosoite)

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Emma Sarsila

Sähköposti: emma@mediafemma.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Mediafemma Oy käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteiden hoitaminen ja yhteydenpito

• Tarjousten, sopimusten ja toimeksiantojen hallinta

• Laskutus ja kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen

• Verkkosivujen yhteydenottolomakkeiden käsittely

• Uutiskirjeiden ja viestinnän lähettäminen suostumuksen perusteella

• Viestintä- ja tiedotustoimintaan liittyvä yhteydenpito toimituksiin ja toimittajiin

3. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin perusteisiin:

• Sopimus tai sen valmistelu (asiakassuhteet, tarjousten laatiminen)

• Lakisääteinen velvoite (kirjanpito ja verotus)

• Oikeutettu etu (asiakasviestintä ja mediayhteydenotot yritysasiakkaille)

• Suostumus (uutiskirjeet, lomakkeet ja evästeet)

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä tietoja voivat olla:

• Nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite)

• Organisaatio ja asema

• Laskutus- ja maksutiedot

• Yhteydenoton tai sopimuksen sisältö

• Verkkosivujen tekniset tiedot (IP-osoite, evästeet)

• Uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot (liittymisen päivämäärä, suostumus)

5. Tietolähteet

Tietoja saadaan:

• Rekisteröidyltä itseltään (esim. yhteydenottolomake, sähköposti, sopimus, uutiskirjeen tilaus)

• Julkisista lähteistä (yritysten verkkosivut, YTJ, mediayhteystiedot)

• Yhteistyökumppaneilta tai muilta viestintätoimijoilta, joilla on vastaava oikeutettu etu ja jotka toimivat journalistisessa tai viestinnällisessä tarkoituksessa.

6. Toimittaja- ja mediatietojen käsittely

Mediafemma Oy käsittelee toimittajien ja toimitusten yhteystietoja journalistisessa ja viestinnällisessä tarkoituksessa. Tietoja kerätään julkisista lähteistä tai yhteistyökumppaneilta. Tarkoituksena on tiedotteiden ja lehdistömateriaalien toimittaminen asiakkaiden toimeksiannoissa. Käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f)). Tietoja ei käytetä kuluttajamarkkinointiin, ja ne poistetaan, kun ne eivät ole enää ajankohtaisia.

7. Verkkosivujen yhteydenottolomake

Mediafemma Oy:n verkkosivuilla on yhteydenottolomake, jonka kautta kerätään kävijän nimi, sähköpostiosoite ja viesti. Tietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseen, tarjousten laatimiseen ja palveluiden valmisteluun. Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman suostumusta. Tiedot poistetaan, kun yhteydenpito ei ole enää ajankohtaista ja viimeistään 24 kuukauden kuluessa viimeisestä yhteydenpidosta.

8. Uutiskirjeet

Mediafemma Oy ylläpitää uutiskirjerekisteriä, johon henkilö voi liittyä vapaaehtoisesti. Käsiteltäviä tietoja ovat nimi (jos annettu), sähköpostiosoite ja liittymisen ajankohta. Tietoja käytetään uutiskirjeiden ja Mediafemma Oy:n palveluita ja viestintäaiheita koskevien viestien lähettämiseen. Käsittelyn oikeusperuste on suostumus (GDPR 6(1)(a)). Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeen peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä emma@mediafemma.fi.

9. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

Tietoja voidaan siirtää tai käsitellä seuraavien tahojen toimesta:

• Kirjanpitäjä / taloushallinnon palveluntarjoaja

• Verkkosivujen ja uutiskirjeiden tekniset palveluntarjoajat (webhotelli, pilvipalvelu, sähköpostialusta)

• Viranomaiset lakisääteisissä tilanteissa (esim. Verohallinto)

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Jos henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siirto perustuu EU:n hyväksymiin Standard Contractual Clauses -ehtoihin tai Data Privacy Framework -järjestelyyn.

10. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi:

• Asiakas- ja sopimustiedot: sopimussuhteen ajan ja enintään 3 vuotta sen päättymisen jälkeen

• Kirjanpitoaineisto: 6 vuotta verovuoden päättymisestä

• Yhteydenottolomakkeet: enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta

• Uutiskirjetiedot: suostumuksen voimassaolon ajan

• Toimittajatiedot: niin kauan kuin yhteystiedot ovat julkisia ja ajankohtaisia

11. Tietoturva ja suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään turvallisesti salasanoin ja tarvittaessa salattuina. Tietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän ja sen palveluntarjoajien toimesta, joilla on salassapitovelvollisuus. Paperisia aineistoja ei pääsääntöisesti kerätä.

12. Evästeet

Mediafemma Oy:n verkkosivut käyttävät evästeitä käyttökokemuksen parantamiseen, analytiikkaan ja sivuston toiminnan varmistamiseen. Kävijä voi hallita evästeitä evästebannerin kautta tai selaimen asetuksissa. Lisätietoja evästeistä löytyy Mediafemma Oy:n erillisestä Evästekäytännöstä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada pääsy omiin tietoihinsa

• Pyytää virheellisten tietojen oikaisemista tai poistamista

• Rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä

• Peruuttaa suostumuksensa (jos käsittely perustuu suostumukseen)

• Siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen (soveltuvin osin)

Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen emma@mediafemma.fi. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Mediafemma Oy ei tee automatisoituja päätöksiä eikä profiloi henkilötietoja.

15. Selosteen muutokset

Mediafemma Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa. Uusin versio on aina saatavilla osoitteessa www.mediafemma.fi/tietosuoja.